Эффективный и бесплатный сервис для подписания документов с помощью ЭЦП - https://dobyto.ru/sign/
Чаще всего кадровый документооборот ведут специалисты отдела кадров. У них есть профильное образование, знание норм трудового права, навыки работы с персоналом. Если ваша компания перешла на КЭДО, выполнение задач станет намного проще и быстрее. Полномочия для работы с сервисом вы опишите в инструкциях и положениях. Также необходимо уточнить должностные обязанности, выпустить на кадровиков электронные подписи.
Специальные полномочия сотрудников отдела кадров для работы с КЭДО
После перехода на электронное делопроизводство основной объем полномочий ваших кадровиков не изменится. Как и прежде, они будут обязаны выполнять все задачи по каровому учету, работать с персоналом и т.д. Из нового, что обязательно появится после внедрения КЭДО, отметим:
- работа с электронными подписями (для сотрудников отдела кадров достаточно выпустить УНЭП);
- ведение электронного архива документов по кадрам (но и данном случае действуют общие правила архивного дела);
- взаимодействие с руководителем и персоналом через CRM (вы сами определяете схемы постановки и выполнения задач, контроля за ними);
- соблюдение правил работы с персональными данными (при этом сервис КЭДО изначально дает высокий уровень защиты).
Кадровый учет, как и ранее, предусматривает заполнение табелей и графиков, журналов, личных карточек работников. Но теперь они будут вестись в электронном виде, что быстрее и проще.
Теперь расскажем, как закрепить изменения в должностных обязанностях и полномочиях. Для этого вы делаете следующее:
- утверждаете новую инструкцию по кадровому делопроизводству, знакомите кадровиков с ней под роспись;
- вносите изменения в трудовой договор и должностную инструкцию (уточняется только порядок работы, но не сама трудовая функция);
- вводится регламент работы с персональными данными, с учетом особенностей электронного документооборота;
- по мере необходимости, проводится учеба по работе с сервисом КЭДО, с электронными подписями.
Кадровик не может отказаться от работы в КЭДО, ведь это его прямые должностные обязанности. Но советуем дать время на освоение программы и изучение функционала. Если сразу поручить выполнение сложной задачи, с которой сотрудник еще не имел дело, вы вряд ли получите идеальный результат.
Учитывая специфику КЭДО, рекомендуем изменить систему контроля за работой отдела кадров. В этом поможет сам сервис. К примеру, о появлении новой задачи будет сформировано уведомление. По мере наступления срока ее сдачи система также будет уведомлять специалиста. Со своей стороны, руководитель всегда сможет увидеть, выполнена ли задача в срок, на каком этапе она находится. По мере необходимости, можно изменить время на работу или запросить промежуточный отчет.
Подключите ваших кадровиков к КЭДО и облегчите им текущую работу! Контакты для связи: сервисы «Добыто», телефон +7-(499)-110-38-07, адрес электронной почты info@dobyto.ru, сайт dobyto.ru, телеграм канал - https://t.me/dobyto.
